Noções básicas do CRM

A base da sua conta da HubSpot é um banco de dados dos seus relacionamentos e processos de negócios, denominado CRM (Gerenciamento de relacionamento com o cliente). Para gerenciar esses dados, as contas da HubSpot incluem objetos, que representam tipos de relacionamentos ou processos. Todas as contas da HubSpot incluem quatro objetos padrão: contatos, empresas, negócios e tickets. Dependendo da sua assinatura da HubSpot, existem objetos adicionais, como produtos e objetos personalizados.

Registros são instâncias individuais de um objeto (por exemplo, John Smith é um contato). Para cada registro, você pode armazenar informações em propriedades, acompanhar interações e criar relatórios. Você também pode fazer associações entre registros para entender os relacionamentos entre eles. Abaixo, saiba mais sobre objetos, registros, propriedades e funcionalidades adicionais do CRM.

Para saber mais sobre como gerenciar seu banco de dados de CRM no HubSpot, confira a Central de Conhecimento da HubSpot.

Objetos

A API do CRM fornece acesso a objetos, registros e atividades. A lista abaixo explica os objetos disponíveis no HubSpot.

Cada um dos objetos a seguir tem uma página de índice dentro do HubSpot e todos podem ser associados entre si:

• Contatos: armazenam informações sobre uma única pessoa. Exibir endpoints de contatos 
• Empresas: armazenam informações sobre uma empresa ou organização específica. Exibir endpoints de empresas 
• Negócios: representam oportunidades de receita com um contato ou uma empresa. Eles são rastreados por meio das fases do pipeline, o que resulta na concretização ou na perda do negócio. Exibir endpoints de negócios
• Tickets: representam solicitações de ajuda ou suporte feitas por clientes. Eles são rastreados por meio do status do pipeline, culminando no fechamento do ticket. Exibir endpoints de tickets 
• Chamadas: armazena informações sobre chamadas com contatos, mas também podem ser associadas a outros objetos como um engajamento. Exibir endpoints de chamadas
• Orçamentos: representam as informações de preços compartilhadas com potenciais compradores. Os orçamentos podem ser associados a contatos, empresas, negócios e itens de linha. Veja endpoints de orçamentos.
• Objetos Personalizados (somente Enterprise): crie um objeto personalizado para armazenar qualquer tipo de dados no HubSpot, especialmente dados que não se encaixam nos objetos padrão listados acima. Exibir endpoints de objetos personalizados

Os seguintes objetos não têm páginas de índice dentro do HubSpot, mas podem ser associados a alguns outros objetos: 

• Atividades/engajamentos (chamadas, e-mails, reuniões, observações, tarefas, SMS, LinkedIn, WhatsApp, correio): representam interações associadas aos seus registros. Você pode associar atividades a contatos, empresas, negócios, tickets e objetos personalizados. Exibir endpoints de engajamento.
• Produtos: representam mercadorias ou serviços para venda. Os produtos não podem ser associados a outros objetos do CRM, mas você pode criar itens de linha com base em produtos e associá-los a negócios e orçamentos. Exibir endpoints de produtos
• Itens de linha: representam produtos e serviços individuais vendidos em um negócio. Os itens de linha podem ser criados de produtos existentes na sua biblioteca de produtos ou como itens de linha independentes. Esses itens de linha independentes não serão adicionados à biblioteca de produtos. Exibir os endpoints dos itens de linha
• Envios de feedback: armazenam as informações enviadas em uma pesquisa de feedback. Os envios de feedback são associados aos registros de contatos. Exibir endpoints de envio de feedback
• Eventos de marketing: representam eventos relacionados aos seus esforços de marketing, incluindo especificamente eventos de integrações conectadas. Você pode especificar se um contato compareceu, se registrou ou cancelou a participação em um evento de marketing. Exibir endpoints de eventos de marketing
• Faturas: representam as faturas que você envia para as vendas realizadas. As faturas podem ser associadas a contatos, empresas, negócios, itens de linha, descontos, impostos e taxas. 
• Pagamentos: os pagamentos feitos pelos compradores por meio de faturas, links de pagamento e orçamentos. Os pagamentos podem ser associados a  contatos, empresas, negócios, faturas, orçamentos, itens de linha, assinaturas, descontos, impostos e taxas.
• Assinaturas: pagamentos recorrentes agendados por meio de links de pagamento e orçamentos. As faturas pode ser associadas a contatos, empresas, negócios, orçamentos, itens de linha, pagamentos, descontos, impostos e taxas.
• Usuários: representam os usuários na sua conta da HubSpot. Os usuários não podem ser associados a outros objetos de CRM, mas podem ser recuperados e atualizados por meio da API de usuários. Você também pode adicionar usuários a uma conta com a API de provisionamento de usuários.

Relacionamentos do objeto

Dentro do HubSpot, para mostrar como os objetos estão relacionados entre si, você pode associar registros. Por exemplo, você pode associar vários contatos a uma empresa e, em seguida, associar a empresa e os respectivos contatos a um negócio. Todas as contas da HubSpot têm contatos, empresas, negócios, tickets e atividades, que podem ser associados entre si, conforme o modelo abaixo. Se você tiver acesso a uma conta da HubSpot, poderá revisar as relações entre objetos exclusivos da sua conta, acessando a ferramenta de modelo de dados.

Dependendo da sua assinatura, você pode descrever a relação específica entre os registros usando rótulos de associação, e sua conta pode ter objetos personalizados adicionais, que podem ser associados a outros objetos padrão. Outros objetos, como produtos e itens de linha, só podem ser associados a certos objetos. Saiba mais sobre esses objetos adicionais e suas associações.

Saiba mais sobre relações entre objetos e gerenciamento de associações usando os endpoints de associações.

Atividades e anexos

Os engajamentos, também chamados de atividades, armazenam dados de interações com registros. Por exemplo, se você fizer uma chamada para um prospect, poderá registrar uma chamada no registro do contato e também associar a chamada à empresa associada. Atividades possíveis incluem observações, tarefas, reuniões, e-mails, chamadas, correio postal, SMS, mensagens do LinkedIn e mensagens do WhatsApp.

Você também pode armazenar anexos em registros para monitorar os arquivos pertinentes. Eles frequentemente estão relacionados a engajamentos.

Saiba mais sobre as APIs de engajamentos.

Sincronização de dados

A sincronização dos dados de envolvimento não é obrigatória para sincronizar dados do objeto. Como é possível associar um objeto a vários engajamentos, também é importante considerar os limites de API antes da sincronização.

No entanto, talvez você queira sincronizar engajamentos em vez de propriedades quando uma integração for precursora de uma migração completa. Nesse caso, a sincronização de engajamentos nos dois sistemas garantirá que todos os usuários tenham os dados necessários durante a transição. Por exemplo, quando uma equipe de desenvolvimento de negócios que trabalha no HubSpot lida com um representante de vendas interno que trabalha em outro CRM, é importante sincronizar os engajamentos para que as duas equipes tenham o contexto necessário ao fechamento de uma venda.

IDs do tipo de objeto

Ao usar certas APIs, você precisará usar o campo objectTypeId. Abaixo estão os valores de ID para cada objeto ou atividade:

• Contatos: 0-1
• Empresas:  0-2
• Negócios: 0-3
• Tickets: 0-5
• Objetos personalizados: para encontrar o valor de ID do seu objeto personalizado, faça uma solicitação GET para /crm/v3/schemas. O valor será semelhante a 2-3453932. 
• Chamadas: 0-48
• E-mails: 0-49
• Reuniões: 0-47
• Observações: 0-4
• Tarefas: 0-27
• Produtos: 0-7
• Faturas: 0-52
• Itens de linha: 0-8
• Pagamentos: 0-101
• Orçamentos: 0-14
• Assinaturas: 0-69
• Comunicações (SMS, LinkedIn, mensagens do WhatsApp): 0-18
• Correio postal: 0-116
• Eventos de marketing: 0-54
• Envios de feedback: 0-19

Embora você sempre possa usar o valor de ID numérico, em alguns casos, também poderá usar o nome do objeto para contatos, empresas, negócios, tickets ou observações. Por exemplo:

• Ao iniciar uma importação com a API de importações, o columnObjectTypeId especifica a qual objeto pertencem os dados em seu arquivo. Para importar dados de contatos, seu valor para columnObjectTypeId pode ser contato ou 0-1.
• Ao usar a API de associações, os valores fromObjectType e toObjectType especificam os objetos e a direção da associação. Para exibir os tipos de associação de contatos para empresas, sua URL de solicitação GET pode ser crm/v4/associations/contact/company/labels or crm/v4/associations/0-1/0-2/labels.

Ações em lote

Cada objeto fornece endpoints em lote que permitem criar, ler, atualizar e arquivar vários registros de objeto em uma única solicitação. Os endpoints em lote podem ter no máximo 100 registros por chamada.

Propriedades

As informações sobre registros são armazenadas em campos chamados de propriedades, que são então organizados em grupos. Além de cada propriedade padrão do objeto, você pode armazenar dados personalizados criando propriedades personalizadas. 

Propriedades padrão

Os objetos de CRM são definidos por um tipo principal e um conjunto de propriedades. Cada tipo tem um conjunto exclusivo de propriedades padrão, representado por um mapeamento de pares nome-valor. Saiba mais sobre propriedades padrão para diferentes objetos:

• Contatos
• Empresas
• Negócios
• Tickets
• Envios de feedback
• Faturas
• Pagamentos
• Assinaturas

Propriedades personalizadas

Crie propriedades personalizadas para armazenar informações especializadas de um objeto. É possível gerenciar propriedades personalizadas usando os endpoints de propriedades de objetos de CRM.

Proprietários de registros

Você pode atribuir usuários do HubSpot como proprietários de registros. Qualquer usuário do HubSpot com acesso a um objeto pode ser atribuído como proprietário. Além disso, é possível atribuir vários proprietários a um objeto criando uma propriedade personalizada para esse propósito. Os proprietários só podem ser criados no HubSpot, mas você pode usar o endpoint de proprietários para obter os detalhes de identificação deles, inclusive IDs e endereços de e-mail. Esses dados podem ser atribuídos aos registros de CRM no HubSpot ou por meio de chamadas de API de alteração de propriedade. 

Identificadores exclusivos e IDs de registro

Um identificador exclusivo é um valor que diferencia um registro em um banco de dados de outro, mesmo que eles tenham informações idênticas. Por exemplo, no banco de dados de um banco pode haver registros de duas pessoas com o nome John Smith.  Para evitar o envio acidental de dinheiro para o John Smith errado, cada registro recebe um número como seu ID exclusivo.

Você usará esses identificadores exclusivos para enviar seus dados para os registros corretos e realizar desduplicação. Saiba mais sobre como a HubSpot lida com a desduplicação na central de conhecimento.

Identificadores exclusivos padrão do HubSpot

Quando um registro é criado no HubSpot, um ID exclusivo é gerado automaticamente e deve ser tratado como uma string. Esses IDs são exclusivos apenas dentro do tipo de objeto. Então, pode haver um contato e uma empresa com o mesmo ID. 

Para contatos e empresas, existem identificadores exclusivos adicionais, incluindo o email de um contato e o nome de domain de uma empresa.

Criando seus próprios identificadores exclusivos

Em muitos casos, você pode usar o ID do registro (hs_object_id) gerado pelo HubSpot para direcionar a lógica da sua integração. No entanto, seus dados podem exigir outras propriedades com valores exclusivos ou pode haver momentos em que o ID do registro não pode ser usado ou complica a lógica de integração do seu aplicativo. Nesses casos, você pode criar uma propriedade de identificador exclusivo personalizada por meio da API Propriedades.

Depois de criar uma propriedade de ID exclusivo personalizada, você poderá usá-la em chamadas de API para identificar e atualizar registros específicos da mesma forma que usa hs_object_id, email para contatos ou domain para empresas. Por exemplo, para recuperar um negócio com base no seu valor para uma propriedade de ID exclusivo personalizada, o URL da solicitação poderá ser semelhante a: GET https://api.hubapi.com/crm/v3/objects/deals/abc?idProperty=system_a_unique. 

Perguntas frequentes

Para obter mais informações sobre objetos no HubSpot, saiba como gerenciar seu banco de dados do CRM.