Noções básicas do CRM

Como o próprio nome diz, o CRM da HubSpot é um sistema para gerenciar relacionamentos de clientes e armazenar dados. Aqui é o lugar certo para você para aprender como o CRM da HubSpot funciona ou como integrá-lo a outro sistema. Ao longo desta leitura, você obterá informações detalhadas sobre tipos de objeto de CRM, propriedades, proprietários, recursos, relacionamentos, associações, envolvimentos, identificadores exclusivos e muito mais. 

Tipos de objeto

A API do CRM fornece acesso a objetos ou grupos de objetos de CRM, que são representados como um mapeamento dos nomes de propriedades para valores. 

  • Contatos: os contatos armazenam informações sobre uma única pessoa. Da automação de marketing ao conteúdo do site inteligente, os dados específicos do lead encontrados nos registros de contato ajudam os usuários a aproveitar ao máximo a funcionalidade do HubSpot. Exibir endpoints de contatos 
  • Empresas: os registros de empresa armazenam informações sobre uma empresa ou organização específica. É possível associar vários contatos a uma empresa para representar sua composição organizacional. Exibir endpoints de empresas 
  • Negócios: os negócios representam oportunidades de receita com um contato ou uma empresa. Eles são rastreados por meio de fases do pipeline, podendo resultar na concretização ou na perda do negócio. Exibir endpoints de negócios
  • Tíquetes: os tíquetes representam solicitações de ajuda ou suporte feitas por clientes. Exibir endpoints de tíquetes 
  • Produtos: os produtos representam mercadorias ou serviços para venda. A criação de uma biblioteca de produtos permite adicionar produtos rapidamente aos negócios, gerar orçamentos e relatar o desempenho do produto. Exibir endpoints de produtos
  • Itens de linha: os itens de linha podem ser considerados como um subconjunto de produtos. Quando um produto é anexado a um negócio, ele se torna um item de linha. Você pode criar itens de linha exclusivos para um orçamento individual, mas eles não serão adicionados à biblioteca de produtos. Exibir endpoints de itens de linha.
  • Objetos personalizados: os objetos personalizados permitem armazenar qualquer tipo de dados no HubSpot, especialmente dados que não se encaixam nos objetos padrão listados acima. Os objetos personalizados são criados usando os endpoints de objetos personalizados e podem ser associados a objetos padrão. Exibir endpoints de objetos personalizados

 

Propriedades de objeto

Informações detalhadas (metadados) de objetos de CRM da HubSpot são armazenadas em propriedades, que estão organizadas em grupos. Além de cada propriedade padrão do objeto, você pode armazenar dados personalizados criando propriedades personalizadas

Propriedades padrão

Os objetos de CRM são definidos por um tipo principal e um conjunto de propriedades. Cada tipo tem um conjunto exclusivo de propriedades padrão, representado por um mapeamento de pares nome-valor. 

Saiba mais sobre propriedades padrão para diferentes objetos:

Propriedades personalizadas

Crie propriedades personalizadas para armazenar informações especializadas de um objeto. É possível gerenciar propriedades personalizadas usando os endpoints de propriedades de objetos de CRM.

Grupos de propriedades

Os grupos de propriedades são usados para agrupar propriedades relacionadas. Ao visualizar registros no HubSpot, as propriedades agrupadas aparecerão ao lado umas das outras. Se sua integração criar propriedades de objeto personalizadas, a organização delas em um grupo de propriedades personalizadas facilitará a identificação desses dados.

Apagando propriedades

Você pode apagar o valor da propriedade de um objeto por meio da API configurando o valor da propriedade como uma string vazia.

Exemplo: Para apagar o nome de um objeto de contato, envie uma solicitação PATCH para https://api.hubapi.com/crm/v3/objects/contacts/{contactId} com o corpo { "properties": { "firstname": ""} }.

 

Proprietários de objeto

Você pode atribuir proprietários a contatos, empresas, negócios ou tíquetes. Qualquer usuário do HubSpot com acesso aos contatos pode ser atribuído como proprietário. Além disso, é possível atribuir vários proprietários a um objeto criando uma propriedade personalizada para esse propósito. Os proprietários só podem ser criados no HubSpot, mas você pode usar o endpoint de proprietários para obter os detalhes de identificação deles, inclusive IDs e endereços de e-mail. Esses dados podem ser atribuídos aos registros de CRM no HubSpot ou por meio de chamadas de API de alteração de propriedade. 

 

Recursos de objeto

Objeto de CRM Criar uma exibição deste objeto Criar um relatório deste objeto Automatizar este objeto Criar listas deste objeto Criar listas de contatos usando as informações deste objeto Usar propriedades deste objeto em e-mails Pode ter propriedades personalizadas
uso de crm_object(s)
Contato x x x x x x x x
Empresa x x x   x x x x
Negócio x x x   x x x x
Tíquete x x x   x   x x
Item de linha   x     x x x x
Produto             x x
Orçamento     x          
Envolvimento/Tarefa x x     x      
Evento de linha do tempo         x   x  
Evento de análise         x      
Objeto personalizado x x x   x x x x

 

Relacionamentos do objeto

Este diagrama de relacionamentos de entidades (ERD) ilustra a organização e os relacionamentos entre objetos de CRM.

 

Associações de objeto

As associações representam os relacionamentos entre objetos (veja acima). Você pode gerenciar associações usando os endpoints de associações.

 

Envolvimentos de objeto

Os envolvimentos armazenam dados de interações 1:1 entre contatos e sua empresa, inclusive notas, tarefas, reuniões e chamadas. Os envolvimentos devem ser associados a pelo menos um registro de contato; você também pode associá-los a negócios, tíquetes e empresas.

Sincronização de dados

A sincronização dos dados de envolvimento não é obrigatória para sincronizar dados do objeto. Em geral, é mais fácil sincronizar dados de propriedade (como a data do último contato ou o número de chamadas para um contato) que o envolvimento por trás dela. Como é possível associar um objeto a vários envolvimentos, também é importante considerar os limites de API antes da sincronização.

Exceções

  • Gerais: Quando uma integração anteceder uma migração completa, você vai querer sincronizar envolvimentos nos dois sistemas para garantir que todos os usuários tenham os dados necessários durante a transição.
  • Exemplo de caso de uso: Quando uma equipe de desenvolvimento de negócios que trabalha no HubSpot lida com um representante de vendas interno que trabalha em outro CRM, é importante sincronizar os envolvimentos para que as duas equipes tenham o contexto necessário ao fechamento de uma venda.

 

Ações em lote

Cada objeto fornece endpoints em lote que permitem criar, ler, atualizar e arquivar vários registros de objeto em uma única solicitação. Os endpoints em lote podem ter no máximo 100 registros por chamada, exceto para a criação e atualização de contatos, cujo limite são 10 registros por chamada. 

 

Identificadores exclusivos e IDs de objeto

Um identificador exclusivo é um valor que diferencia um registro em um banco de dados de outro, mesmo que eles tenham informações idênticas. Por exemplo, no banco de dados de um banco pode haver registros de duas pessoas com o nome John Smith.  Para evitar o envio acidental de dinheiro para o John Smith errado, cada registro recebe um número como seu ID exclusivo. 

Identificadores exclusivos padrão do HubSpot

Quando um registro de objeto é criado no HubSpot, é gerado automaticamente um ID de objeto exclusivo. Esse ID é semelhante a um número incremental e, portanto, deve ser tratado como uma string. Observação: Esses IDs são exclusivos apenas dentro do tipo de objeto. Então, pode haver um contato e uma empresa com o mesmo ID. 

Criando seus próprios identificadores exclusivos

Em muitos casos, você pode usar o ID do objeto gerado pelo HubSpot para direcionar a lógica de sua integração. No entanto, em alguns casos, isso não é possível ou dificulta a lógica de integração de seu aplicativo.

Exemplo de casos de uso:

  • Um CRM antigo não pode armazenar o ID de objeto do HubSpot com o registro associado, impossibilitando a correlação entre registros correspondentes nos dois sistemas.
  • Uma integração está sincronizando atualizações de outro aplicativo para o HubSpot, mas não do HubSpot para o outro aplicativo. Em vez de mapear IDs dos dois sistemas, a integração simplesmente usa os IDs do aplicativo externo ao criar ou atualizar registros. 

Há duas etapas para criar e usar seu próprio campo de ID exclusivo.

1. Crie seu campo de ID exclusivo usando a API de propriedades.  A chamada de API terá uma aparência semelhante a esta:

JSON
//POST https://api.hubapi.com/crm/v3/properties/deals
{
  "groupName": "dealinformation",
  "hidden": false,
  "displayOrder": 2,
  "name":"system_a_unique",
  "label": "Unique ID for System A",
  "hasUniqueValue": true,
  "type": "string",
  "fieldType": "string"
}

O campo principal a ser definido é hasUniqueValue. Ele informa o HubSpot para assegurar que objetos (neste caso, negócios) criados no futuro nunca terão o mesmo valor para essa propriedade. Observação: como não é possível alterar este campo, tenha cuidado ao usá-lo. 

2. Depois de criar seu campo de ID exclusivo, você poderá usá-lo em uma chamada de API para obter registros específicos. Esta chamada pode ser assim:

GET https://api.hubapi.com/crm/v3/objects/deals/abc?idProperty=system_a_unique

Essa chamada retornará o negócio com o valor abc no campo system_a_unique. Embora você nunca precise saber que o HubSpot atribuiu o ID de objeto 263782, por padrão, isso fará parte da resposta. 

Observação: é possível ter dois campos de ID exclusivos para objetos personalizados específicos da conta e 10 para objetos padrão. Os contatos não podem ter idProperties definidas personalizadas. Você pode usar email como o parâmetro de idProperty de chamadas para a API de contatos. 

Deduplicação de registros

Os IDs de objeto são uma das várias maneiras de deduplicar registros de objeto no CRM. Este artigo do centro de conhecimento fornece mais informações sobre os métodos de deduplicação automática e manual.

Contatos

Um endereço de e-mail é o identificador principal de um contato no HubSpot. Os endpoints de contatos deduplicam automaticamente os endereços de e-mail para manter os dados do HubSpot limpos.

 

Perguntas frequentes

Ainda tem dúvidas sobre objetos de CRM? Confira estas Perguntas frequentes.


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